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Uso adecuado de email personal y/o corporativo y disminuir las distracciones

keopx — Sun, 14 Jan 2018 11:42:09 +0000

Uso adecuado de email personal y/o corporativo y disminuir las distracciones

El e-mail es probablemente la herramienta más potente con la que contamos para trabajar en equipo. Usar correctamente el e-mail y conocer toda su potencia y posibilidades permite ser más efectivo en la comunicación y mejorar el ambiente de trabajo.

Cada persona usa el e-mail de una forma particular: hay a quien le gusta ser breve y conciso, otros que prefieren escribir pocos mensajes pero muy largos, quien prefiere la comunicación uno-a-uno y los que hacen cc:opias a todo el mundo... los que leen el e-mail cada 5 minutos y los que lo hacen una vez al día.

A continuación hay una serie de consejos para utilizarlo mejor:

Piensa que mandar emails es como hablar con alguien: si te escriben, lo que tu interlocutor espera es que le contestes, aunque solo sea para decirle "OK" o "Hoy no tengo tiempo para responderte completamente. Lo haré mañana". Intenta no tardar mucho en responder.
Es más práctico el correo-sólo-texto que el correo-HTML.
Los e-mails cortos son más efectivos. La norma general es mensajes de no más de 25 líneas (4-5 párrafos) excepto para explicar cosas largas o complejas.
Firma. Hazte una firma de texto chula con tus datos de contacto y alguna recomendación de uso de algo de tu organización. Cinco líneas máximo como recomienda la netiqueta, claro.
El "Tema" o "Asunto" de los mensajes es importante que sea lo más claro y explicativo posible para que todo el mundo pueda archivar y buscar fácilmente mensajes históricos.
Las citas ("quotes") pueden hacerse dejando al final del e-mail el mensaje original (o la cadena de mensajes que se haya generado) o usando el signo de cita (>) delante de las líneas citadas. Hay que vigilar los reenvíos al "exterior", para que un mensaje inocente no lleve una cola de citas previas confidenciales.
TO: (Para: Destinatario:) La norma general es que el mensaje se envía a los implicados en algo (campo To: o Para:) si se espera respuesta de ellos directamente (a veces no habrá respuesta, por ejemplo si el mensaje es puramente informativo). Todos los que reciben un mail a su nombre en el campo "To:" deben "darse por aludidos" sobre el contenido y responder si es necesario.
CC: (Copias:). El campo Copia (CC:) se usa para informar a terceros de algo. Por ejemplo, es elegante y recomendable copiar siempre al responsable/equipo para que esté informado de lo que uno hace, o a compañeros que tengan tangencialmente que saber algo sobre un tema, etc. Los CC:copiados no tienen por que darse por aludidos ni se espera obligatoriamente una respuesta de ellos.
BCC: (Copia Ciega:) No se debe usar para trabajo interno. Básicamente, no debe haber información secreta cruzada (o cruzada secretamente ;-). No es nada elegante y no hay "razones secretas" ni cosas que ocultar a los demás para usar las copias ciegas -- además de que a mucha gente le despistan. La única excepción es el envío de información a largas listas de gente de algo puramente informativo en la que la longitud de la lista de gente sea más larga que el propio mensaje y no tenga sentido que sea visible o que el resto de destinatarios no deban saber del resto de correos por temas de privacidad.
Cadenas de respuesta (gente). En general, al responder se debe responder a los mismos que estaban en el mensaje original ("responder a todos"), sin eliminar ni añadir a nadie (y si hace, suele ser bueno explicar por qué -- "bla bla bla... por cierto, copio a Pepe porque el otro día me dijo algo sobre el tema. Bla bla bla..." La única excepción son los mensajes tipo "lista de correo", en los que el autor pide una respuesta privada para recoger información o datos concretos ("que todo el mundo me confirme si viene a la reunión o no").
Reenvío (Forward:) Se puede usar para pasar un mensaje interno o externo a cualquier compañero o grupo de gente. En general si no se requiere respuesta basta con indicarlo con el texto "FYI" (For Your Information = Para tu información... = Que Lo Sepas ;-)
Ficheros adjuntos: utiliza PDF para documentos enviados a clientes y el original (.doc, .xls o similar con OpenOffice) para trabajo en equipo, ya que pueden ser corregidos. Pero lo ideal es usar la intranet.
Lectura de correo. Se supone que todo el mundo lee su correo varias veces al día en horas de oficina, pero ten en cuenta que no todo el mundo lee el correo los fines de semana (no se debería hacer). Con el tiempo se adivina quién hace qué y quién lee más el correo y quién no. Hasta que descubras esto, no hay que dar por supuesto que un mensaje enviado el viernes a las 21.00 será contestado antes del lunes. Si se trata de algo urgente que necesite confirmación, es mejor pedirlo de forma explícita.
Recomendaciones en los envíos -- generales:
- Enviar los mails a los mínimos implicados posibles para evitar "spammear" con mensajes a demasiada gente.
- Usar grupo@organizacion.com con suma moderación. Todos los mensajes enviados a esta lista, al igual que toda la intranet, son confidenciales.
- Informar siempre (con CC:) a todos los posibles implicados en temas importantes. O al menos pasar un resumen después de que se haya debatido algo importante.
- Los mails con una línea en blanco entre párrafos son más legibles.
- En vez de enviar una página web completa o un texto copiado al completo, a veces es más práctico copiar-y-pegar la URL en el mensaje y que el destinatario haga clic para verlo.
- La más importante: USAR EL SENTIDO COMÚN al usar el correo ;-)

Relacionados: https://www.keopx.net/blog/tener-en-cuenta-al-enviar-correos

keopx Dom, 14/01/2018 - 12:42

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Configurar sistema de correo con Exim4 en Debian 9

keopx — Sat, 02 Sep 2017 10:01:02 +0000

Configurar sistema de correo con Exim4 en Debian 9

Acabo de migrar a un nuevo servidor con un poco más de capacidad y me he encontrado con que el sistema de correo de estaban llegando a SPAM.

Tras verificar que los spf1 estaba bien he procedido a revisar las otras configuraciones, como es usar exim4.

Configuración de spf1:

Tipo: txt
Nombre: @
Valor: v=spf1 +a +mx include:_spf.google.com ip4:193.70.2.7 ip6:2001:41d0:0401:3100:0000:0000:0000:3bfa ~all
TTL: 600

Aclarar que el TTL siempre va en segundos y que tanto la IP4 y la IP6 deberan ser las adecuadas.

Configuración exim4 (leer antes de lanzar):

# dpkg-reconfigure exim4-config

Mail Server Configuration Type
- internet site; mail is sent and received directly using SMTP
Enter FQDN
- vps448842.ovh.net
SMTP Listener
- 127.0.0.1 ; ::1
Mail Destinations
- vps448842.ovh.net;localhost.localdomain;localhost;
Relay Options | Configuración del servidor de correo
- Lo dejamos en blanco
DNS Queries
- No
Delivery Method Configuración del servidor de correo
- formato mbox en «/var/mail»
Configuration File
- No
Postmaster address
- root

NOTA: el paso mas importante es el de Postmaster address.

Añadir email-addresses

Para configurar adecuadamente los email de envio deberemos configurar los mail. En mi caso:

# nano /etc/email-addresses

Y añadimos email por usuario:

www-data: isarea@isarea.com
user: isarea@isarea.com
root: isarea@isarea.com

En caso de poner mal el Postmaster address

Si deseas cambiar el Postmaster address deberás ir a /etc/aliases y modificar la configuración.

Referencias

keopx Sáb, 02/09/2017 - 12:01

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Eliminar correos congelados (freeze) de exim4

keopx — Thu, 25 Nov 2010 19:53:45 +0000

Eliminar correos congelados (freeze) de exim4

En algún momento se nos ha quedado ciertos correos congelados, vamos que no se han enviado por diferentes motivos y estan comiendo recursos cuando se intentan enviar. Para poder eliminarlos únicamente es necesario ejecutar el siguiente comando como root:

exim4 -bp | grep \< | awk '{print $3}' | xargs exim4 -Mrm

keopx Jue, 25/11/2010 - 20:53

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Enviar mail desde terminal en GNU/Linux

keopx — Fri, 19 Feb 2010 18:59:31 +0000

Enviar mail desde terminal en GNU/Linux

Esto son los comandos para enviar un email de prueba desde nuestra terminal.

Conectarse:

telnet localhost 25

Saludar servidor:

HELO keopx

Quien envía el correo:

MAIL FROM: sample@example.com

A quien se le envía:

RCPT TO: cuenta@dominio.com

Cuerpo de mensaje, se acaba con un punto en una linea.

DATA
Esto es un email de prueba para verificar que funciona.
.

Salir:

QUIT

Así seria toda la traza:

telnet localhost 25
Trying ::1...
Connected to localhost.
Escape character is '^]'.
220 Equipo ESMTP Exim 4.71 Thu, 18 Feb 2010 20:05:23 +0100
HELO keopx
250 Equipo Hello keopx [::1]
MAIL FROM: sample@example.com
250 OK
RCPT TO:
501 RCPT must have an address operand
RCPT TO: cuenta@dominio.com
250 Accepted
DATA
354 Enter message, ending with "." on a line by itself
Esto es un email de prueba para verificar que funciona.
.
250 OK id=1NiBiD-0001YB-0q
QUIT
221 Equipo closing connection
Connection closed by foreign host.

También se puede utilizar una forma más abreviada para realizar lo mismo.

echo "my test" | mail -s "test message" correo@dominio.com

Referencia:

http://belinuxmyfriend.blogspot.com/2009/07/enviar-correos-smtp-y-recibir-pop3-via.html

keopx Vie, 19/02/2010 - 19:59

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Notificador de correo generico: mail-notifier para gnome en Debian

keopx — Fri, 08 Jan 2010 20:28:20 +0000

Notificador de correo generico: mail-notifier para gnome en Debian

Estos días ando mirando opciones para recibir las notificaciones de correo y así no tener que tener el Thunderbir/Icedove arrancado continuamente. En el trabajo para el correo no me queda mas remedio y con tener el gmail-notify me es suficiente, pero en casa quiero un poco mas de "poder".

Tenemos 2 opciones:

Instalar mail-notification o cgmail

Ambas opciones me parece útiles y configurables. Es cierto que mail-notificaion tiene a dio de hoy mas opciones aunque no esta en repositorios.

mail-notification

Para instalar os descargais este paquete: mail-notification_5.4.dfsg.1-1-nxs.1_i386.tar.gz

Descomprimir:

tar xvzf mail-notification_5.4.dfsg.1-1-nxs.1_i386.tar.gz

Instalamos la libreria necesaria:

sudo aptitude install libgmime-2.0-2a

Instalar aplicación:

sudo dpkg -i mail-notification_5.4.dfsg.1-1-nxs.1_i386.deb

mail-notification

Instalación:

sudo aptitude install cgmail

Ahora ya solo toca configurar las cuentas y el servicio, es muy fácil ;D

keopx Vie, 08/01/2010 - 21:28

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Convertir tu email en imagen para evitar spam

keopx — Mon, 08 Dec 2008 12:26:22 +0000

Convertir tu email en imagen para evitar spam

Muchas veces no sabemos que herramienta o que opción utilizar para que no se indexe nuestro correo en las listas de spam.

Para ellos solemos utilizar cosas como micuenta (arroba) gmail.com. Para no tener que recurrir a este tipo de cosas existen herramientas para realizar las imágenes de tal forma que no aparece escrito nuestro email.

Lista de webs que ofrecen este tipo de servicio:

Enlace: E-mail Icon Generator
Enlace: Mailonpix
Enlace: Hidetext
Enlace: Labelgen

keopx Lun, 08/12/2008 - 13:26

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A tener en cuenta al ENVIAR CORREOS

keopx — Mon, 24 Nov 2008 22:15:24 +0000

A tener en cuenta al ENVIAR CORREOS

Bueno, este correo me lo envió un compañero de trabajo y que considero que esta bien leerlo y aplicarlo a la hora de enviar correos.

Son cosas sencillas a la hora de tener en cuenta para no perjudicar las relaciones y tener problema con los correos.

Lecciones básicas del uso del correo electrónico

Parece que todavía no hemos hablado de la relación entre cadenas de correos electrónicos y spam.

Cuando se envía un mensaje a mucha gente, especialmente cuando este es posible que se reenvíe de nuevo, NO se escriben las direcciones en el Para.

Debemos tener en cuenta que este mensaje puede llegar fuera de nuestro círculo de conocidos y acabar en manos de alguien que se dedica a enviar emails de forma abusiva (spammer).

El spammer que recibe el mensaje recibe junto a él un precioso botín: direcciones de correo electrónico válidas a las que enviar anuncios de Cialis y Viagra o a los que proponer realizar operaciones bancarias con dinero robado.

Conclusiones:

En el caso en un envío que es posible que se reenvíe escribiremos las direcciones de los destinatarios en el campo "Copia oculta", también conocido como "bcc" o "cco".
Sin embargo cuando enviemos un mensaje a un grupo del que esperemos respuesta interesante para todo el grupo utilizaremos los campos "Para" o "Copia".

Otras lecciones que pueden interesarle son:

Eliminar contenido irrelevante del mensaje original al responder

No utilizar responder cuando se quiere iniciar una nueva conversación

keopx Lun, 24/11/2008 - 23:15

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