El e-mail es probablemente la herramienta más potente con la que contamos para trabajar en equipo. Usar correctamente el e-mail y conocer toda su potencia y posibilidades permite ser más efectivo en la comunicación y mejorar el ambiente de trabajo.
Cada persona usa el e-mail de una forma particular: hay a quien le gusta ser breve y conciso, otros que prefieren escribir pocos mensajes pero muy largos, quien prefiere la comunicación uno-a-uno y los que hacen cc:opias a todo el mundo... los que leen el e-mail cada 5 minutos y los que lo hacen una vez al día.
A continuación hay una serie de consejos para utilizarlo mejor:
- Piensa que mandar emails es como hablar con alguien: si te escriben, lo que tu interlocutor espera es que le contestes, aunque solo sea para decirle "OK" o "Hoy no tengo tiempo para responderte completamente. Lo haré mañana". Intenta no tardar mucho en responder.
- Es más práctico el correo-sólo-texto que el correo-HTML.
- Los e-mails cortos son más efectivos. La norma general es mensajes de no más de 25 líneas (4-5 párrafos) excepto para explicar cosas largas o complejas.
- Firma. Hazte una firma de texto chula con tus datos de contacto y alguna recomendación de uso de algo de tu organización. Cinco líneas máximo como recomienda la netiqueta, claro.
- El "Tema" o "Asunto" de los mensajes es importante que sea lo más claro y explicativo posible para que todo el mundo pueda archivar y buscar fácilmente mensajes históricos.
- Las citas ("quotes") pueden hacerse dejando al final del e-mail el mensaje original (o la cadena de mensajes que se haya generado) o usando el signo de cita (>) delante de las líneas citadas. Hay que vigilar los reenvíos al "exterior", para que un mensaje inocente no lleve una cola de citas previas confidenciales.
- TO: (Para: Destinatario:) La norma general es que el mensaje se envía a los implicados en algo (campo To: o Para:) si se espera respuesta de ellos directamente (a veces no habrá respuesta, por ejemplo si el mensaje es puramente informativo). Todos los que reciben un mail a su nombre en el campo "To:" deben "darse por aludidos" sobre el contenido y responder si es necesario.
- CC: (Copias:). El campo Copia (CC:) se usa para informar a terceros de algo. Por ejemplo, es elegante y recomendable copiar siempre al responsable/equipo para que esté informado de lo que uno hace, o a compañeros que tengan tangencialmente que saber algo sobre un tema, etc. Los CC:copiados no tienen por que darse por aludidos ni se espera obligatoriamente una respuesta de ellos.
- BCC: (Copia Ciega:) No se debe usar para trabajo interno. Básicamente, no debe haber información secreta cruzada (o cruzada secretamente ;-). No es nada elegante y no hay "razones secretas" ni cosas que ocultar a los demás para usar las copias ciegas -- además de que a mucha gente le despistan. La única excepción es el envío de información a largas listas de gente de algo puramente informativo en la que la longitud de la lista de gente sea más larga que el propio mensaje y no tenga sentido que sea visible o que el resto de destinatarios no deban saber del resto de correos por temas de privacidad.
- Cadenas de respuesta (gente). En general, al responder se debe responder a los mismos que estaban en el mensaje original ("responder a todos"), sin eliminar ni añadir a nadie (y si hace, suele ser bueno explicar por qué -- "bla bla bla... por cierto, copio a Pepe porque el otro día me dijo algo sobre el tema. Bla bla bla..." La única excepción son los mensajes tipo "lista de correo", en los que el autor pide una respuesta privada para recoger información o datos concretos ("que todo el mundo me confirme si viene a la reunión o no").
- Reenvío (Forward:) Se puede usar para pasar un mensaje interno o externo a cualquier compañero o grupo de gente. En general si no se requiere respuesta basta con indicarlo con el texto "FYI" (For Your Information = Para tu información... = Que Lo Sepas ;-)
- Ficheros adjuntos: utiliza PDF para documentos enviados a clientes y el original (.doc, .xls o similar con OpenOffice) para trabajo en equipo, ya que pueden ser corregidos. Pero lo ideal es usar la intranet.
- Lectura de correo. Se supone que todo el mundo lee su correo varias veces al día en horas de oficina, pero ten en cuenta que no todo el mundo lee el correo los fines de semana (no se debería hacer). Con el tiempo se adivina quién hace qué y quién lee más el correo y quién no. Hasta que descubras esto, no hay que dar por supuesto que un mensaje enviado el viernes a las 21.00 será contestado antes del lunes. Si se trata de algo urgente que necesite confirmación, es mejor pedirlo de forma explícita.
- Recomendaciones en los envíos -- generales:
- Enviar los mails a los mínimos implicados posibles para evitar "spammear" con mensajes a demasiada gente.
- Usar grupo@organizacion.com con suma moderación. Todos los mensajes enviados a esta lista, al igual que toda la intranet, son confidenciales.
- Informar siempre (con CC:) a todos los posibles implicados en temas importantes. O al menos pasar un resumen después de que se haya debatido algo importante.
- Los mails con una línea en blanco entre párrafos son más legibles.
- En vez de enviar una página web completa o un texto copiado al completo, a veces es más práctico copiar-y-pegar la URL en el mensaje y que el destinatario haga clic para verlo.
- La más importante: USAR EL SENTIDO COMÚN al usar el correo ;-)
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